Гайд із релокації

Для великих комерційних, державних та неприбуткових організацій у всьому світі вже стало стандартом мати підготовлені інструкції для співробітників на випадок різноманітних кризових ситуацій: як реальних, так і потенційних, включаючи природні та техногенні катастрофи, терористичні атаки та військові дії.

Робота з підготовки спеціальних сценаріїв реакції на ту чи іншу загрозу, навчання та підготовку співробітників компанії, підготовки плану з безперервного продовження роботи компанії у випадку настання тих чи інших ризиків лежить на керівництві компанії.

Зазвичай затверджується група співробітників із вищих керівників і на чолі з директором компанії (до неї можуть входити й інші співробітники, але зазвичай така команда складається не більше ніж з 6-8 осіб). Для великого та середнього бізнесу обов’язковими учасниками є директор компанії, директор з персоналу, директор/менеджер з безпеки, операційний/ технічний/ виробничий директор та директор з ІТ-інфраструктури. Додатково можуть залучати голів юридичної та PR/GR функцій та інших співробітників за потреби.

Для малого та середнього бізнесу буде раціонально створити команду реагування на кризи та загрози з директора компанії, менеджера/фахівця, що відповідає за співробітників (HR) а також менеджерів/співробітників, які відповідають за ІТ-інфраструктуру та займаються основною діяльністю компанії. Залежно від специфіки компанії, це може бути операційний чи комерційний менеджер, головний інженер, начальник зміни тощо. За потреби команда може бути посилена іншими фахівцями.

Основні завдання, які вирішуватиме команда реагування на кризи та загрози у вашій компанії:

1. Аналіз потенційних ризиків та загроз на регулярній основі;
2. Підготовка планів мінімізації збитків при реалізації ризиків та загроз для співробітників, матеріальних та нематеріальних активів компанії;
3. Безперервний моніторинг ситуації навколо діяльності компанії та ухвалення рішень, який сценарій реагування потрібно задіяти для нейтралізації або мінімізації загроз;
4. Встановлення та підтримка комунікації, координація з державними та місцевими органами влади;
5. Впровадження та підтримка адекватного рівня навчання співробітників компанії діям у критичних ситуаціях;
6. У разі настання того чи іншого ризику команда повинна організувати роботу співробітників компанії для його нейтралізації або мінімізації згідно з планами;
7. Забезпечити повернення в нормальне операційне функціонування бізнесу після того, як негативні наслідки були мінімізовані або компенсовані.

Звичайно ж завдання, які може і повинна вирішувати команда реагування на кризи та загрози, в будь-якій компанії ширші за завдання релокації в безпечний регіон та відновлення роботи, тому після формування такої команди для релокації вашого бізнесу в умовах війни ви можете продовжити роботу цієї команди на постійній основі.

Якщо в компанії вже є група співробітників, яка відповідальна за реагування на різні загрози та кризи, то ці співробітники та менеджери разом із директором компанії можуть розпочати підготовку компанії до релокації.

Основний фокус у плануванні роботи команди реагування на кризи та загрози в частині підготовки компанії до релокації має бути сфокусований на людях, їх безпеці та ефективній роботі до/підчас та після релокації, а також на збереження активів компанії, їх безпечного перевезення та запуску на новій локації.

Додатковий фокус повинен бути на мінімізації втрат у процесі релокації, забезпеченні безперервності бізнес-процесів, якщо це можливо, збереження ділової репутації при взаємодії з постачальниками та клієнтами компанії.

Навіть якщо в даний момент для бізнесу ви не бачите прямої фізичної загрози, яка може змусити релокувати бізнес в інший регіон, створення команди з реагування на кризи і загрози та початок підготовки плану з релокації на випадок погіршення ситуації з безпеки буде доцільним.

У рамках рекомендацій поточного гайду з релокації саме така команда має відіграти основну роль у:

1. Оцінці рівня безпеки поточної локації(ій) розміщення бізнесу.
2. Підготовці та уточненні сценаріїв безпеки для компанії, навчанні співробітників, як потрібно буде реагувати у разі настання кожного з них.
3. Опрацюванню і чек-листв підготовки компанії до релокації, визначенні тих зон для покращень, які виявляться непідготовленими.
4. Підготовці ІТ-інфраструктури та даних компанії до переїзду, а також описі основних бізнес-процесів, щоб забезпечити мінімізацію простою та ефективний запуск на новій локації.
5. Визначенні пріоритетних регіонів для релокації та оцінці можливих варіантів у регіоні.
6. Розробці плану релокації, враховуючи фокус на безпеці ваших співробітників та активів, збереженні ділових зобов’язань з постачальниками та клієнтами, а також мінімізації втрат.
7. Підготовці бюджету релокації та вибору оптимальної локації.
8. Здійсненні релокації вашого бізнесу та запуску нормальної операційної діяльності у новому регіоні.

Своєчасна та якісна робота команди реагування на кризи та загрози в частині підготовки вашої компанії до релокації може, по-перше, мінімізувати втрати та ризики для безпеки співробітників/активів та, по-друге, допоможе обрати більш оптимальний регіон та локацію з більш високим комерційним потенціалом для ефективного перезапуску роботи компанії після релокації.

Оцінку ризиків розміщення офісних, торгових, виробничих, складських та інших приміщень за тими чи іншими адресами, в тій чи інший локації рекомендується здійснювати регулярно, як мінімум раз на один рік. В умовах воєнних дій рекомендується переоцінювати ризики щотижня/щомісяця. Оцінка ризиків розміщення активів компанії необхідна для оперативного аналізу ситуації та ухвалення рішень про можливу повну чи часткову релокацію бізнесу з тих локацій, де його функціонування є підвищенням ризиків для співробітників і власності компанії.

Для кожного об’єкту здійснюється окрема оцінка ризиків, яка може використовуватись разом із іншими оцінками для ухвалення найефективнішого рішення. Наприклад, у компанії в м. Одеса є офіс, склад і два роздрібних магазини. Якщо ризики для безпечного функціонування бізнесу є неприйнятними, є доцільним переміщення деяких об’єктів, пов’язаних одне з одним, у рамках щоденної операційної роботи або усіх об’єктів без виключення з міста чи області.

Оцінка ризиків – це формальна процедура, в якої є замовник, зазвичай це власник(и) бізнесу чи його керівник, і команда з кількох спеціалістів, що готують таку оцінку. Якщо компанія має низку філіалів, може бути доречним посилити локальну команду спеціалістами з центрального офісу для свіжого й незалежного погляду на ризики, котрі місцева команда може недооцінити.

Оцінка ризику розміщення активів компанії на певній локації направлена не тільки на виявлення потенційних загроз об’єкту нерухомості, що можуть вплинути на ризики безпеки. Також мають бути визначені засоби контролю, щоб гарантувати управління ризиками до рівня, який є настільки низьким, наскільки це можливо. Оцінку ризику розміщення активів компанії на певній локації необхідно проводити, враховуючи фактори ризику, що знаходяться в безпосередній близькості до локації, враховувати ризики в рамках усього населеного пункту, а також області та країни.

Оцінку ризиків безпеки рекомендовано робити в наступній таблиці:

1. Кожен із ризиків оцінюється по 10-ти бальній шкалі. Першочергово обговорюються ризики, що набрали більше 5-ти балів з вірогідністю та не менше 5-ти балів із потенційними наслідками для бізнесу.
2. Таблиця оцінки ризиків досить універсальна для оцінки будь-яких реалістичних ризиків, але, в нашому випадку, ризики, пов’язані з воєнними діями, мають оцінюватися в пріоритетному порядку.
3. Після того, як ви описали та оцінили ризики, варто пріоритезувати найсерйозніші за наслідками для компанії, враховуючи їх вірогідність, і підготувати плани зі зниження таких ризиків. Також, якщо це можливо, їх уникнення та план дій в разі наступу.
4. Якщо в компанії декілька різних локацій, де працюють співробітники, або якщо ж бізнес працює в декількох регіонах, намагайтеся врахувати специфічні ризики кожного регіону, міста і мікрорайону, аби якісніше захистити людей та активи компанії. Уникайте занадто загальних та універсальних рекомендацій.
5. Також необхідно донести до співробітників та обговорити в команді результати оцінки ризиків і запропоновані дії для їх зниження. В результаті необхідно назначити співробітників, що регулярно контролюватимуть процеси зі зниження ризиків, а також команду, що регулярно переглядатиме оцінку ризиків конкретних локацій, де працює компанія.

Для безпечного оперування бізнесом та зниження ризиків для життя та здоров’я співробітників, а також збереження активів компанії, рекомендується опрацювати та донести до команди 4 рівні ескалації для небезпечних ситуацій, викликаних воєнними діями, критерії переходу з одного рівня на інший та, найважливіше, – дії співробітників у випадку виникнення кожного з рівнів. Загальний приклад у таблиці 1:

План із часткової чи повної релокації бізнесу, а також тимчасового перенесення роботи співробітників офісу чи будь-якої іншої локації внаслідок надзвичайної ситуації або її загрози зазвичай є частиною більш загального плану компанії – плану із безперервного функціонування бізнесу (Business continuity plan/BCP).

Планування безперервності бізнесу — це структурована методологія, яка допомагає компаніям відновити критично важливі функції офісу під час серйозних збоїв чи аварій. Розробка BCP задокументована відповідно до стандарту якості ISO17799 та є нормальною практикою в багатьох провідних компаніях.

План із безперервного функціонування бізнесу призначений для опису того, як саме та чи інша компанія, розташована за певною адресою та має активи за відповідними адресами, може відновити критично важливу робочу діяльність, якщо надзвичайні ситуації або їх загроза призводять до неможливості використовувати приміщення та інші активи компанії, або ж роблять їх недоступними.

Зазвичай цей план розробляється командою реагування на кризи та загрози вашої компанії, що складається з керівників бізнесу, часто із залученням власників, якщо йдеться про малий і середній бізнес. У крупних компаніях співробітником, що безпосередньо координує підготовку такого плану, є керівник з напрямку безпеки бізнесу, операційний менеджер або спеціаліст з охорони праці й техніки безпеки.

План із безперервного функціонування бізнесу зазвичай не є відкритим для зовнішніх користувачів документів, оскільки містить для бізнесу вразливу інформацію і класифікується як: «Тільки для персоналу компанії». Ні повністю, ні будь-яка частина такого документу не можуть бути розкриті персоналу, що не входить в ту чи іншу компанію, без попереднього письмового дозволу власників авторського права. Тому навряд чи ви побачите приклади подібних планів у відкритому доступі публічно в мережі Інтернет.

Ми провели розслідування серед спеціалістів і менеджерів, що розробляли і працювали з подібними планами у своїх компаніях, та підготували приклад такого плану і рекомендації для його підготовки на базі вже відомої вам компанії віртуального прикладу «Південтрейд» з міста Одеса.

Зазвичай підхід до неперервності бізнесу направлений на надання детального плану та рішень для підтримки роботи бізнесу після серйозного інциденту. Він розглядає чотири етапи:

1. Реагування, що включає негайні дії після інциденту. На цьому етапі згідно з планом зазвичай керують співробітники на місцях, використовуючи в якості основи відповідні процедури реагування на надзвичайні/кризові ситуації;
2. Поновлення, що охоплює декілька перших днів після інциденту. На цьому етапі розглядається виконання пріоритетних видів діяльності, видача інструкцій персоналу компанії про те, які першочергові рішення необхідно ухвалити, і надання основних офісних комунікаційних та інформаційних засобів;
3. Відновлення, що охоплює перший місяць після інциденту та фокусується на відновленні критично важливих бізнес-процесів протягом цього періоду. Критичні процеси мають бути відновлені протягом 1-2 днів, 3-4 днів, 1 тижня, 2 тижнів чи 1 місяця в залежності від пріоритетності.
4. Реставрації, що охоплює період більше одного місяця після інциденту та розглядає, як компанія має реагувати, якщо існуючі адреси розміщення активів компанії залишаються недоступними більше одного місяця.

1. На початку документу рекомендується вказати, хто відповідальний за його підготовку та оновлення, а також хто є членами команди реагування на кризи та загрози.
2. Далі складається короткий зміст плану, аби мати можливість швидко ознайомитися із суттю документу. Вказується для якої компанії, офісу та інших активів, за якими конкретним адресами призначений план із безперервного функціонування бізнесу, а також як саме цей документ пов’язаний із різними документами в рамках систем управління, з основними інструкціями охорони праці та техніки безпеки, інструкціями фінансової та ІТ-функціями.
3. У документі згадуються: критичні бізнес-процеси (переривання яких серйозно вплине на компанію з точки зору втрати операційної ефективності, прибутковості, життя та здоров’я співробітників, а також репутації компанії), які необхідно відновити в певні терміни; дані про співробітників, яким надаватиметься резервний офіс і приміщення; вимоги до приміщень, потужність електрики, харчування, охорона і т.д.; вимоги до ІТ-інфраструктури для працівників, що працюватимуть на новій локації. Детальний опис та приклад див. Додаток 2.
   1. Наполегливо рекомендується підготувати скорочену коротку версію плану, щоб співробітники компанії могли тримати його під рукою на випадок непередбачуваних ситуацій.
   2. Необхідно створити детальну таблицю-інструкцію: хто, що, як і коли має зробити в залежності від стадії після надзвичайної ситуації чи її загрози. (див. приклад для віртуальної компанії з м. Одеса)
   3. Для компаній із значною кількістю працівників (>25) варто пріоритезувати, який персонал має бути забезпечений ІТ-обладнанням та інфраструктурою, а також релокований в першу чергу для якнайшвидшого запуску роботи компанії. Яка частина співробітників матиме змогу працювати з дому, і яка частина зможе продовжити роботу тільки після переміщення бізнесу на нову локацію.
   4. План має описувати сценарій, за якого офісні/інші приміщення та активи компанії тимчасово недоступні на термін до 1 місяця. Такий сценарій тимчасової зупинки бізнесу на тій чи іншій локації компанії на нетривалий період може статися, наприклад, у разі пожежі чи інших некритичних пошкоджень і руйнувань будівлі. Після цього, з великою вірогідністю, ваша компанія повернеться до експлуатації приміщень за цією адресою.
   5. Однак передбачається, якщо ці офіси та інші приміщення залишаться недоступними по завершенню цього місячного періоду, група керівників має розробити довготривале рішення з релокації.
   6. Також має бути описана детальна процедура, як має діяти персонал компанії, після того, коли команда реагування на кризи ухвалить рішення про те, що приміщення компанії недоступні і потрібно переїздити на запасну(і) локацію(ї).
   7. У плані рекомендується описати критерії потенційних нових локацій для вашого бізнесу, а у випадку короткострокової чи довгострокової релокації (площа, рівень ремонту, технічні вимоги до приміщень, комунікації та електрика, доступність, транспортна інфраструктура і т.д..). У рамках підготовки плану варто проаналізувати декілька потенційних локацій як для тимчасової, так і для довгострокової релокації, обрати 2-3 пріоритетних варіанти і для тимчасових локацій (до 1 місяця) провести попередні переговори.
   8. Після підготовки плану він обов’язково має бути донесений до кожного із співробітників компанії, а з командою керівників і членами кризової команди варто провести декілька окремих зустрічей та організувати віртуальні навчання в рамках вашого плану. Після цього мають бути профінансовані заходи в рамках плану (збереження документів, додаткові ноутбуки и т.д.) та запланований термін перегляду поточного плану.
   9. У рамках підготовки плану потрібно зібрати та актуалізувати контактні дані всіх співробітників і членів їх родин на випадок потреби в оперативному зв’язку та розповсюдженні інформації.

Етап Реагування
Відноситься до періоду одразу після надзвичайної ситуації або потенційної загрози, коли вам зрозуміло, що ви вже не можете використовувати ті чи інші приміщення компанії без загрози життю співробітників, клієнтів чи постачальників. На цьому етапі в плані покроково описуються дії кризовою команди – хто, що, коли робить, як відбувається інформування співробітників, клієнтів та постачальників. Приклад:

1. Крок 1. Аварійно-кризова група компанії оцінює наслідки надзвичайної ситуації (що виникає в результаті воєнних дій) чи загрози. Якщо ситуація серйозна, команда розпочинає дії з реагування на непередбачувані ситуації відповідно до плану надзвичайних/кризових ситуацій. Усі співробітники компанії повідомляються методом каскадного процесу від команди до керівника та від них до співробітників про подальший план дій, що їм варто робити до подальших комунікацій.
2. Крок 2. У залежності від надзвичайної ситуації або загрози керівник компанії та члени кризової групи контактують з аварійно-рятівною службою України, поліцією, пожежною службою, представниками ЗСУ та іншими органами влади, щоб визначити ступінь загрози та вирішити, чи можливо безпечно використовувати приміщення компанії, отримати до нього доступ.
3. Крок 3. Якщо погоджено використання плану із безперервного функціонування бізнесу, керівник компанії повідомляє через обумовлений процес комунікації співробітників компанії і кризова команда починає свою роботу в рамках плану: перехід на запасну локацію для офісу або робота з дому, відновлення ІТ-інфраструктури, організацію транспорту для співробітників, роботи по збереженню цілісності активів компанії, якщо це безпечно.

Етап Поновлення
На цьому етапі у розділі плану із безперервного функціонування вказуються конкретні співробітники, що братимуть участь у відновленні роботи: HR-спеціалісти, спеціалісти з безпеки, ІТ, охорони праці, операційні менеджери і т.д. У цьому розділі описується, що роблять керівник компанії та члени кризової команди, як координуються зусилля з відновлення роботи компанії та як відбувається комунікація з координаторами процесів поновлення. Як правило, це керівники направлень чи груп, що відповідають за поновлення роботи в рамках своїх функцій (комерційної, фінансової, виробничої і т.д.). Важливими є співробітники з відновлення ІТ-інфраструктури. Це може бути команда власних співробітників, так і посередників-консультантів чи телекомунікаційних провайдерів, що можуть допомогти із перезапуском всієї інфраструктури в найкоротші терміни.
У цьому розділі також описується, як відбувається перевезення співробітників на резервні локації та як відбувається робота з дому.

Етап Відновлення
На цьому етапі стабілізується роботи основних бізнес-процесів компанії на резервних локаціях та з урахуванням роботи працівників з дому. За необхідності відбувається інформування постачальників та клієнтів компанії про зміни режимів роботи та формату обслуговування клієнтів.

Фаза відновлення описує, як високо пріоритетні бізнес-процеси можуть бути відновлені протягом певного періоду після надзвичайної ситуації чи загрози. Терміни відновлення визначаються для кожного процесу і становлять 1-2 дні, 3-4 дні, 1 тиждень, 2 тижні чи 4 тижні. Відповідно відновлення бізнес-процесів, що можуть затримані чи відкладені поверх першого місяця, тут не розглядаються.

Увага фокусується на стабілізації роботи ІТ-інфраструктури, а також на аналізі вірогідності повернення до роботи в поточні локації після локалізації надзвичайної ситуації та оцінки ризиків. У випадку неблагополучного прогнозу для запуску бізнесу на поточних локаціях варто перейти до плану із довгострокової релокації бізнесу.

Етап Реставрації або План з релокації бізнесу як частковий випадок (План із безперервного функціонування бізнесу)
Етап відновлення передбачає довгострокове розміщення більшості/усього персоналу компанії на новій локації, можливо, з перевезенням частини або усіх активів у інші регіони країни. Ця частина плану може бути пропрацьована як найважливіша з точки зору ризиків воєнного часу.
Стандартна практика полягає в тому, що після надзвичайної ситуації, яка призвела до пошкодження або знищення майна компанії, має бути виконана ретельна оцінка пошкоджень об’єкту або ризиків такої ситуації. Це дозволить визначити реальний або потенційний рівень пошкоджень і порівняти ризики роботи на поточній локації, можливість релокації бізнесу.

Аби знизити ризики негативних наслідків у випадку довгострокового переміщення бізнесу на нові локації, варто заздалегідь опрацювати запасні локації як в регіоні розміщення бізнесу, так і в інших, більш безпечних регіонах країни.

Також ця частина плану має передбачати найгірший сценарій повної втрати фізичної ІТ-інфраструктури та обладнання компанії. Тому резервне копіювання, швидкий доступ до даних з віддалених локацій мають бути пропрацьовані заздалегідь. Щоб відновити ділову активність в найкоротші терміни, персоналу потрібен доступ до певних критично важливих даних, записів та документів. Копії таких даних зазвичай в одній чи обох формах: електронні копії, збережені на різних дисках сервера/хмарне сховище; паперові копії, збережені всередині та ззовні офісу (наприклад, у спеціалізованих центрах зберігання).

Співробітники, що працюватимуть на новій локації чи віддалено, повинні мати доступ до електронних копій документів, як тільки ІТ-спеціалісти відновлять доступ до мережі. Таким чином, ІТ-спеціалісти відповідальні за пошук цих документів, а за сканування, архівування та організацію структури збереження відповідальні співробітники кожного із підрозділу компанії.

Так само співробітники повинні мати доступ до будь-якої паперової інформації, якої немає в електронному форматі, але яка необхідна для роботи. Хорошим варіантом також є створення нотаріальних копій найважливіших документів компанії та організація окремого безпечного збереження таких документів. Якщо співробітникам необхідно працювати з дому та використовувати мобільний інтернет, раціональним є поповнити їм рахунки мобільних телефонів, надати тимчасові корпоративні номери та додаткові телефони за необхідністю.

Для того, щоб ухвалити більш оптимальне рішення про регіон релокації бізнесу та вибрати пріоритетну локацію в рамках цього регіону, команді реагування на кризи та загрози разом із власниками компанії слід підготувати попередній бюджет на релокацію бізнесу для кожного з варіантів, що розглядаються.

Помилка у виборі оптимального регіону та локації має досить значну матеріальну цінність, яку компанія заплатить у разі необхідності зробити повторну релокацію або внаслідок вищих операційних витрат (оренда нерухомості, складності з наймом співробітників). Тому підготовка та аналіз попередніх бюджетів на релокацію – важливий етап, він нарівні з аналізом ризиків безпеки, потенціалу ринку, змінами в закупівлях та логістики компанії, які впливають на собівартість товарів та послуг у новому регіоні.

За інших рівних, чим нижчий бюджет на релокацію, тим менше компанія та власники бізнесу витратять свого оборотного капіталу на переїзд і більше залишиться на оперативний запуск бізнесу, маркетингові активності та підтримку співробітників та їхніх сімей у рамках релокації.
Багато компаній малого та середнього бізнесу мають суттєві обмеження та нестачу вільних коштів, тому можуть зазнати суттєвих втрат аж до припинення своєї діяльності та банкрутства, якщо релокація виявиться невдалою.

У рамках нашого гайду ми запропонуємо вам просту форму для розрахунку та оцінки бюджету на релокацію, і ви зможете використовувати її для всіх можливих варіантів, які ви розглядатимете. Одночасно з цим ви зможете зробити точний і детальний розрахунок за своїм бажанням, додаючи групи витрат, які специфічні для вашого бізнесу.

Ми рекомендуємо згрупувати витрати на такі групи:

1. Люди. У цьому розділі слід оцінити зарплатний фонд, який вам буде потрібний у новому регіоні після релокації. Для цього потрібно буде врахувати, яка частина ваших співробітників згодна на релокацію і приєднається до компанії в новому регіоні. Скільки співробітників і з якими середніми зарплатами ви найматимете в регіоні релокації. Чи ви повністю або частково компенсуватимете оренду житла ключовим співробітникам, які переїжджатимуть разом з вами та членам їхніх сімей, а також загалом оплачуватимуть переїзд для співробітників. Ви можете відштовхнутися від вашого поточного штатного розкладу та змоделювати кілька можливих варіантів залежно від того, яка частка членів вашої команди переїжджатиме в новий регіон.

2. Устаткування. У цьому блоці вам потрібно буде врахувати всі витрати, пов’язані з обладнанням компанії, яке необхідно буде перевезти, а також з частиною обладнання, яке вам необхідно буде придбати вже для нової локації. Важливо не забути, що вам потрібно буде оплатити демонтаж та пусконалагодження обладнання, подумати про необхідний ремонт та упаковку як технологічного обладнання, так і офісної та ІТ-техніки. Сюди можна віднести витрати на дрібний ремонт приміщення в рамках підготовки обладнання до роботи. Окремі рішення вимагають опрацювання, якщо ваше обладнання має нестандартні габарити і необхідно буде орієнтуватися на перевезення залізницею.

3.Транспорт та логістика. Дана група витрат визначатиметься обсягом і вагою вантажу, який ви перевозитимете (обладнання, складські запаси, речі співробітників тощо), а також відстанню, на яку здійснюватиметься перевезення. Будь-яке негабаритне та нестандартне обладнання, очевидно, призведе до подорожчання транспортних та логістичних витрат. Часто є розумним перевірити вартість перевезення та стану окремих позицій вашого обладнання, може виявитися, що вигідніше буде купити частково нове або б/в обладнання вже після релокації, замість залишеного та по можливості розпроданого обладнання в поточній локації.

4.Нерухомість та фінанси. У цьому блоці необхідно оцінити вартість оренди необхідних приміщень та інші платежі, які вам необхідно буде здійснити у новому регіоні, включаючи страхові та реєстраційні платежі. Враховуючи, що витрати на оренду приміщень ваша компанія нестиме щомісяця, а не одноразово, слід особливо уважно аналізувати умови оренди, стан приміщення, окремі платежі, крім комунальних, умови оплати, термін договору та відсутність/прив’язку орендної плати до валюти. Тут слід спрогнозувати і врахувати вартість комунальних послуг. Для багатьох компаній критично важливою є інформація про наявність необхідних потужностей з електрики, доступу до води та газу, а також вартість цих ресурсів. У цьому блоці розрахунків слід врахувати розмір оборотного капіталу, який вам буде необхідний, щоб пройти період від запуску бізнесу на новій локації, включаючи закупівлю сировини та інші виплати перед отриманням платежів від клієнтів.

Крім запропонованих чотирьох блоків, ви можете додати додаткові специфічні витрати для вашого бізнесу, а також врахувати ризик неточності у підготовці бюджету та додати певний % від підсумкового бюджету, щоб врахувати цей ризик.

В умовах воєнного часу, перевезти бізнес набагато складніше, ніж у мирний час. Запропонований список для самоперевірки та підготовки вашої компанії до переїзду допоможе бути більш організованими та найефективніше здійснити релокацію в інший регіон.
Використовуйте цей список для самоаналізу під час планування переїзду.

За 2 місяця до релокації:
❑ Оберіть та затвердьте команду і керівника з релокації;
❑ Підрахуйте орієнтовний бюджет переїзду;
❑ Заплануйте архівування та переміщення комерційної інформації компанії, локальних серверів і комп’ютерів співробітників (переносні носії та хмарні обчислення);
❑ Інвентаризуйте обладнання компанії, визначте список обов’язкового обладнання, що має бути переміщено в нову локацію (офісна техніка, лабораторне обладнання, електроніка, виробниче обладнання);
❑ Перевірте технічний стан обладнання, у разі необхідності проведіть технічне обслуговування та ремонт завчасно до релокації;
❑ Перевірте існуючі договори на оренду нерухомості, заздалегідь попередьте орендодавця, організуйте зустріч і обговоріть усі необхідні умови для припинення договорів;
❑ Перевірте контракти з постачальниками комунальних та телекомунікаційних послуг, щоб запланувати дати припинення надання цих послуг і переоформити договори;
❑ Якщо ви виїжджаєте із крупної офісної або комерційної будівлі, заздалегідь попередьте адміністрацію і зарезервуйте ліфт, паркувальні місця, додаткові послуги по переїзду до дати переміщення;
❑ Якщо на вашій будівлі була розміщення вивіска компанії або інші рекламні носії – заплануйте демонтаж та перевезення;
❑ Перевірте можливі існуючі варіанти компаній-перевізників, проведіть переговори та розрахунки бюджету на транспортування обладнання;
❑ Заздалегідь попередьте основних клієнтів і постачальників про свій переїзд. Проконсультуйтеся зі своєю страховою компанією, обслуговуючим банком і податковою адміністрацією у разі необхідності;

За 1 місяць до релокації:
❑ Скоординуйте роботу з підготовки плану з переміщення ІТ і телекомунікаційної інфраструктури компанії. Організуйте безпечне зовнішнє сховище для даних компанії;
❑ Проведіть зустріч команди з релокації та представників кожного відділу компанії. Заплануйте щотижневі зустрічі для перевірки статусу підготовки кожного відділу до переміщення;
❑ Зберіть у співробітників відділів компанії всі поточні плани розташування меблів, щоб врахувати їх при плануванні розміщення на новій локації;
❑ У разі необхідності підготуйте комунікаційні повідомлення для клієнтів компанії, партнерів і постачальників для розсилки та розміщення інформації про переміщення вашого бізнесу на інформаційних ресурсах компанії;
❑ Регулярно аналізуйте можливі варіанти переміщення, щоб обрати найпривабливіший варіант для релокації;
❑ Визначте декілька безпечних маршрутів для переміщення активів компанії, обладнання та співробітників, за необхідності – разом із сім’ями;
❑ У разі необхідності заплануйте оренду житла в місці релокації для співробітників, що переїдуть. Також варто організувати відрядження частини співробітників у локацію переміщення бізнесу, аби завчасно підготувати приміщення до приїзду людей та обладнання компанії;

За 1-2 тижні до релокації:
❑ Завершіть підготовку графіка переміщення та організуйте інструктаж з переїзду співробітників усіх відділів;
❑ Заплануйте доставку пакувальних матеріалів і етикеток для обладнання, меблів, офісних речей, товарів і сировини на складі компанії;
❑ Створіть постійний канал зв’язку в месенджерах для команди з релокації та окремий для всіх співробітників компанії;
❑ Підготуйте і передайте співробітникам список екстрених контактів: номери мобільних телефонів команди з релокації та керівника з релокації. Визначте, до кого і з якими питаннями співробітникам буде зручно звертатись;
❑ Підготуйте план передачі поточних об’єктів нерухомості під охорону адміністрації орендодавця чи незалежним охоронним компаніям, до передачі нерухомості та припинення договорів оренди;

День(дні) релокації:
❑ Слідкувати за роботою команди з релокації та координаторів переміщення в точки наступного розміщення бізнесу (як активів, так і працівників компанії);
❑ Координувати допомогу команди на місці релокації для вирішення питань, пов’язаних з переїздом;
❑ Регулярно перевіряти цілість обладнання компанії та безпеку людей в дорозі, а також зустріч і розміщення людей на новому місці;

Період після релокації:
❑ Зберігайте команду з релокації та роль керівника з релокації ще декілька тижнів для підтримки запитів співробітників, управління монтажем і запуском обладнання і т.д.;
❑ Організувати підготовку до найму і навчання нових працівників, що доєднаються до команди вже на новому місці;
❑ Провести огляд на наявність пошкоджень активів та обладнання компанії. Організувати ремонт у разі потреби;
❑ Опитати співробітників на наявність побажань/пропозицій задля більш ефективної організації роботи компанії на новій локації;
❑ Переглянути взаємодії з поточними постачальниками та клієнтами. Організувати роботу залучення нових клієнтів на новому місці.

Одним із найважливіших напрямків роботи команди з реагування на надзвичайні ситуації та загрози в умовах війни є розробка сценарію переміщення бізнесу у випадках неможливості продовження роботи в поточних місцях.

У попередніх розділах ви ознайомилися з методологією і, можливо, вже почали підготовчу роботу з оцінки поточного рівня безпеки, розглянете сценарії і тригери для початку переїзду, почнете підготовку детального плану, що включає бюджет і контрольний список переїзду, і почнете або продовжите опис критичних бізнес-процесів.

Після цього з розділу, присвяченого аналізу регіонів, рекомендованих для релокації, ви могли більш детально ознайомитися з потенційними можливостями і вибрати кілька варіантів в залежності від того, наскільки умови в регіонах підходять для продовження вашого бізнесу.

Умови в регіонах можуть істотно відрізнятися в різних позиціях, десь може бути більш зручна логістика для роботи з постачальниками, десь є більш привабливий ринок надання послуг або продажу товарів, десь нижче рівень цін на нерухомість, а десь більш соціально розвинена інфраструктура і т.д.

Щоб ухвалити найбільш оптимальне та ефективне рішення про переїзд до кращого регіону для релокації бізнесу, доцільно зробити додатковий порівняльний аналіз регіонів за обраними стандартними критеріями, який ми наведемо нижче або додавши власні критерії, характерні для вашого бізнесу.

У найпростішому варіанті кожну область для потенційного переїзду, обласний центр і окремий населений пункт, за вашим бажанням, ви можете оцінити за допомогою якісної оцінки за певними критеріями. По кожному критерію ви самі суб’єктивно ставите оцінку від 1 до 5, де 5 – найвищий позитивний бал і 1 – найнижчий відповідно. Ви також можете вибрати вагу для кожного критерію, щоб точніше відобразити привабливість або не привабливість конкретного регіону для вашого бізнесу. Якщо для вас найбільш важлива доступність сировини і зручна логістика, то вага цього критерію буде вище, якщо на ринках збуту, то аналогічно вага цього критерію буде більше, ніж інших.

Приклад №1 Анкета для визначення привабливості місць потенційної релокації бізнесу

З наведеного Прикладу №1 зрозуміло, що варто звернути увагу на пошук потенційних локацій для переселення в Тернопільській та Львівській областях.

Наступним кроком, для напрямків фаворитів рейтингу, можна ще більш детально оцінити ці напрямки, додавши вагу кожного критерію для врахування специфіки конкретного бізнесу.

Приклад №2 Анкета для визначення привабливості місць для релокації бізнесу, враховуючи вагу критеріїв

Так, у Прикладі №2 для Тернопільської області з урахуванням ваг критеріїв підсумковий бал складає:
5%*4+5%*4+5%*4+15%*4+15%*5+8%*5+5%*4+10%*4+10%*4+7%*5+5%*5+10%*4=4.35

Для Львівської області з урахуванням ваг критеріїв підсумковий бал становитиме:
5%*3+5%*5+5%*5+15%*5+15%*4+8%*4+5%*4+10%*5+10%*5+7%*4+5%*4+10%*5=4.5
На наведеному прикладі видно, що Львівська область за результатами оцінки виглядає більш привабливою для релокації.

Після того як ви вибрали один-два пріоритетних регіонів для потенційного переїзду, слід почати більш детальний пошук конкретних варіантів нерухомості і земельних ділянок в даному регіоні (регіонах). Для цього можна скористатися популярними інтернет-ресурсами, в яких публікують оголошення про продаж і оренду нерухомості, а також переглядати пропозиції нерухомості, які місцева влада розміщу на своїх інтернет-ресурсах.
Добре працює і прямий пошук потенційних орендодавців серед офісних центрів і великих індустріальних парків, у них часто є власні сайти в інтернеті, а також звернення в агентства нерухомості і брокерів в потенційному регіоні переїзду з додатком для пошуку відповідного об’єкта нерухомості для вашого бізнесу.

Рекомендуємо уважно проаналізувати можливі пропозиції по об’єктах нерухомості, щоб дистанційно переконатися в тому, що вони повністю підходять під специфіку діяльності вашої компанії, власник / орендодавець має повний пакет правовстановлюючих документів, об’єкт має доступ до всіх необхідних потужностей для електроенергії та інших ресурсів. Також рекомендується переконатися, що технічний стан приміщень відповідає вашим вимогам, доступ на об’єкт, як пішохідний, так і на автомобілі, зручний і поблизу немає об’єктів критичної інфраструктури та військових об’єктів, які можуть збільшити ризики при розміщенні для вашого бізнесу.

Навколишні об’єкти, в цілому, район розташування, транспортну інфраструктуру легко можна віддалено проаналізувати за допомогою електронних карт типу maps.google.com або аналогів.
Якщо немає необхідності терміново заново залучати співробітників і активи компанії, рекомендується заздалегідь відвідати потенційний населений пункт, обраний для переїзду, і всі потенційні об’єкти, які були обрані віддалено співробітниками компанії.

Це дозволить задати всі уточнюючі питання на місці, переконатися у відсутності спотворення інформації з боку власника / орендаря нерухомості, оцінити рівень розвитку соціальної та транспортної інфраструктури і особисто поспілкуватися з представниками місцевої влади.

Така послідовність дій буде корисна для доопрацювання детального плану переїзду і аналізу потенційних регіонів і конкретних локацій для переміщення бізнесу. Навіть якщо ви не скористаєтеся цим планом, вкладений час і ресурси в його складання окупляться тим, що убезпечить від основних ризиків і допоможуть запобігти значних втрат компанії у випадках неоптимального, екстреного переїзду під тиском стресу і обставин, після яких доведеться знову соціалізувати бізнес.

Після того, як активи вашого бізнесу і співробітників (хоча б частково) будуть переміщені в інший регіон(и), вашим завданням буде якомога швидше запустити основні напрямки операційної діяльності вашої компанії.
Потрібно буде скоротити касовий розрив між непередбаченими і запланованими витратами, пов’язані з переїздом бізнесу і падінням або відсутністю виручки за певний період. Продажі та обслуговування потрібно буде відновити в найкоротші терміни, і почати (продовжити) перегляд витрат на ведення бізнесу і собівартості ваших товарів або послуг, оскільки умови роботи з постачальниками також могли змінитися.
Важливим завданням також буде підтримка і мотивація вашої команди, яка релокувалася разом із вами.

Організація переїзду співробітників і членів сім’ї, за необхідності, допомога в пошуку і оренді житла і вирішенні інших побутових питань. Оскільки навряд чи всі 100% співробітників зможуть переїхати в регіон релокації бізнесу, потрібно буде розрахувати критичну кількість співробітників та у випадках дефіциту персоналу – пошук додаткових співробітників в регіоні релокації і тих, хто буде готовий переїхати в ваш регіон і приєднатися до колективу.
Особливу увагу приділіть мотивації переїзду для ключових співробітників компанії або, по можливості, щоб вони продовжували працювати і допомагали перезапустити бізнес в новому регіоні віддалено або в рамках відряджень.

В цілому необхідно буде переглянути і адаптувати до нових умов бізнес-модель компанії, елементи операційної моделі та окремі бізнес-процеси, а також фінансову модель компанії.

У тому випадку, коли у вас буде достатня кількість часу для підготовки компанії до переїзду, частину розрахунків і моделювання різних сценаріїв також можна зробити заздалегідь у базових електронних таблицях в Microsof Excel або Google Таблицях.

В рамках плану з безперервному функціонуванню бізнесу та плану з релокації ви можете пропрацювати розділ про адаптацію бізнес-моделі вашої компанії до потенційних нових умов в інших регіонах. Результати моделювання для різних регіонів та місць також можуть бути використані для визначення кінцевого регіону для переміщення вашого бізнесу, в разі такої необхідності.
Усталений, загальноприйнятий і широко рекомендований шаблон для опису бізнес-моделі – це The Business Model Canvas by Strategyzer.com.

Шаблон складається з 9 блоків, більш детально ознайомитися з рекомендаціями щодо його використання та заповнення можна за посиланням.

Ми будемо використовувати логіку цього інструменту опису бізнесу, щоб скласти список пріоритетних завдань і напрямків для аналізу, і зміни, які потрібно внести в бізнес-модель вашої компанії, щоб ефективно перезапустити компанію на новому місці.

Сегменти клієнтів
В основному від цього блоку буде залежати вся дохідна частина компанії, якщо немає перспектив зберегти і примножити клієнтську базу, релокація безглузда. в першу чергу необхідно проаналізувати, скільки клієнтів може бути втрачено в результаті релокації, чи можна щось зробити, щоб утримати одних клієнтів, переключившись на інші канали поставок або продажів через партнерів, скільки клієнтів можна отримати в новому регіоні, який рівень конкуренції в регіоні переїзду і сусідньому, якщо це актуальний. Також можуть бути більш різкі зміни в сегменті клієнтів від В2В до В2С і навпаки, продажі на експорт, участь в державних закупівлях тощо.

Ціннісна пропозиція для клієнтів
Цей блок тісно пов’язаний з блоком сегментів клієнтів. Ціннісна пропозиція для клієнтів – це відповіді на питання про те, чому клієнти купують у вас. Модернізувавши ціннісну пропозицію для поточних і потенційних клієнтів, можна знайти можливість залучити більше, чіткіше позиціонувати свої товари і послуги з точки зору маркетингу, враховувати регіональні реалії і т.д., наприклад, можна знизити вартість і якість товару або послуги і почати продавати її більш широкому колу клієнтів. Або навпаки, додавати вартість з урахуванням потреб клієнтів, наприклад, з інших країн, що дозволить підняти ціну і отримати більший дохід.

Взаємодія із клієнтами і каналами продажів
У разі переїзду і необхідності внесення змін у бізнес-модель ці два блоки можуть розглядатися одночасно і в цій частині моделі повинні бути опрацьовані питання, як і що потрібно змінити у взаємодії з клієнтами, організації процесу продажів, а також переглянути ефективність самих каналів збуту. Чи потрібно шукати партнерів для продажу товарів і послуг, чи потрібні вам посередники, чи варто торгувати в інтернеті і що для цього потрібно або сконцентруватися на класичній роздрібній і оптовій торгівлі.

Дохід компанії
Розглянуті вище чотири блоки повинні допомогти вам проаналізувати, який рівень доходу ви зможете зберегти і, можливо, збільшити після переїзду. Якими повинні бути плани на найближчі місяці для всіх співробітників, що займаються продажами. Також, якщо компанія займається виробництвом товарів, орієнтир продажів стане хорошим показником того, скільки потрібно буде виробляти, який рівень завантаженості співробітників і техніки буде потрібно, чи потрібно буде транспортувати і відразу запускати всі потужності і т.д. Для сервісних компаній це також може бути орієнтиром для кількості персоналу, задіяного в обслуговуванні клієнтів у нових умовах.

Ключові ресурси
Ключові активності та Ключові партнери. Ви також можете переглянути ці три блоки одночасно, щоб визначити, що може бути корисним для вас, щоб продовжувати працювати в нових умовах, а від чого можна відмовитися. Можливо, в новому регіоні не буде необхідних постачальників або ресурсів і якась діяльність буде зупинена автоматично. В інших ситуаціях варто ухвалитирішення припинити що-небудь робити виходячи з того, приносить це прибуток компанії чи ні. Наприклад, відмовитися від будь-якого товару в портфелі вашої компанії, змінити розмір і упаковку продукції, можливо рецептуру або внести зміни в упаковки, що обслуговують клієнтів з урахуванням місцевої специфіки і рівня життя. Також хороший аналіз ваших ключових ресурсів і сильних сторін може підштовхнути вашу компанію до кардинальної зміни профілю діяльності, наприклад, від виробництва до посадки електронної та побутової техніки, від мережі ресторанів до служби доставки в форматі dark kitchen и т.д. Якщо максимально спростити, то в цих блоках потрібно відповісти на питання: як інакше налагодити бізнес-процеси і роботу співробітників таким чином, щоб створити таку ж або нову, за необхідності, цінність для клієнтів, яка буде затребувана після переїзду в новий регіон.

Структура витрат
Проаналізувавши, як повинна виглядати робота компанії в новому регіоні, які зміни в роботі співробітників і їх кількості повинні бути впроваджені і як можна оптимізувати бізнес-процеси компанії, варто щомісяця розраховувати оновлений бюджет витрат і порівнювати його з оновленим планом доходів. Звичайно, якщо витрати компанії виявляться вище доходів, це не буде хорошим знаком. Однак необхідно ще раз перевірити, чи існує реальний шанс, що після перезапуску бізнесу в регіоні релокації в наступні місяці зростуть доходи або можуть скоротитися витрати. Якщо рахунки компанії або власників мають фінансові резерви, це може допомогти пройти перші кілька місяців і стабілізувати бізнес. Якщо результати аналізу і моделювання негативні, рекомендуємо повернутися до перегляду регіону для переїзду і шукати ті можливості, де і дохідна, і видаткова частини фінансів компанії будуть збалансовані і компанія, як мінімум, не понесе збитків.